Tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterin nimi

Tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä, yhteystiedot ja yhteyshenkilö

Lastensuojelun Keskusliitto ry
Armfeltintie 1, 00150 Helsinki
09 – 3296011
toimisto@lskl.fi

Rekisteriasioista vastaa talouspäällikkö, jonka tavoittaa sähköpostitse osoitteesta toimisto@lskl.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.

Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen ja maksamiseen, rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi. Lisäksi tietoja säilytetään ja käytetään seuraavan samankaltaisen tapahtuman markkinointiin, mikäli rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa. Tiedot poistetaan, kun niiden edellä määritelty säilytysaika on umpeutunut.

Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat rekisterinpitäjän järjestämän tapahtuman osallistujia tai markkinointiluvan antaneita. Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimeä, sekä mahdollisia yhteystietoja ja tapahtumaan liittyen annettuja tarpeellisia tietoja.

Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattaa sisältää mm. seuraavia tietoja:

• etu- ja sukunimet
• sähköposti
• puhelinnumero
• osoite
• asuinmaa, kieli
• syntymäaika
• erikoisruokavaliot
• organisaatio ja asema
• organisaation osoitetiedot
• organisaation toimiala
• organisaation verkkolaskutustiedot
• valittu maksutapa ja maksuvälineiden yksilöintitiedot
• pankkiyhteystiedot
• asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta
• tapahtuma- ja käyttäjäanalyysitiedot

Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Osallistujan ilmoittamat tiedot, osoiterekisteri, laskutuksen tietokanta ja julkiset lähteet.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, sekä tapahtuman toteutukseen liittyvien sidosryhmien kesken. Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietokannat, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty. Rekisterinpitäjä huolehtii, että ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työtekijöillä ja rekisterinpitäjän lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavia oikeuksia:

• Pääsy-, korjaamis- ja poisto-oikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu Lastensuojelun Keskusliiton tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisteri tekemällä tätä koskeva omakätisesti allekirjoitettu kirjallinen pyyntö kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle tai vierailemalla henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona kohdassa 1 mainitussa osoitteessa. Rekisteröidyn pyynnöstä virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot oikaistaan, täydennetään tai poistetaan. Tietoja ei kuitenkaan poisteta siltä osin kuin ne ovat tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka ne ovat tarpeen rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täyttämiseksi.
• Tietojen siirtäminen: Rekisteröity voi halutessaan saada siirretyksi toimittamansa henkilötiedot, joita käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella, ottamalla yhteyttä yllä kohdassa 2 mainittuun yhteyshenkilöön.
• Vastustamis- ja rajoittamisoikeus: Rekisteröity voi vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa. Rekisteröity voi vastustaa myös muuta käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.  Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa tietojen paikkansapitävyys varmistetaan.
• Suostumuksen peruuttaminen: Rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä yllä kohdassa 2 mainittuun yhteyshenkilöön.
• Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty voimassaolevan tietosuojalainsäädännön vastaisesi.